Ochrana oznamovatelů
OCHRANA OZNAMOVATELŮ (WHISTLEBLOWING)
Whistleblowing
Informace o ochraně oznamovatelů (whistleblowing):
Na základě zákona č. 171/2023 Sb., o ochraně oznamovatelů (dále jen “Zákon”), účinného od 1. srpna 2023, v návaznosti na směrnici Evropského parlamentu a Rady (EU) 2019/1937 ze dne 23. října 2019, o ochraně osob, které oznamují porušení práva Unie, vznikla HAGEMANN a.s. jako povinnému subjektu mj. i povinnost zavést vnitřní oznamovací systém (VOS) k přijímání oznámení, nakládání s ním, ochraně totožnosti oznamovatele a dalších osob, ochraně informací uvedených v oznámení a komunikaci s oznamovatelem.
Oznamovatelem se rozumí fyzická osoba, která učiní oznámení v mezích a při splnění všech podmínek Zákona, a to prostřednictvím VOS HAGEMANN a.s., externího oznamovacího systému vedeného Ministerstvem spravedlnosti České republiky nebo uveřejněním, případně přímo příslušnému orgánu veřejné moci příslušnému podle jiného právního předpisu nebo přímo použitelného předpisu Evropské unie (např. policejnímu orgánu, státnímu zástupci…). Takový oznamovatel následně požívá ochrany před odvetným opatřením. SEEIF ve smyslu § 9 odst. 2 písm. a) Zákona nevylučuje přijímání oznámení od osoby, která pro ni nevykonává práci nebo jinou obdobnou činnost podle § 2 odst. 3 písm. a), b), h) nebo i) Zákona (tzn. závislou práci vykonávanou v základním pracovněprávním vztahu, službu, dobrovolnickou činnost, odbornou praxi, stáž).
Obsahem oznámení je:
jméno, příjmení a datum narození, nebo jiné údaje, z nichž je možné dovodit totožnost oznamovatele (oznámení nemusí obsahovat tyto údaje, pokud bylo podáno osobou, jejíž totožnost je příslušné osobě HAGEMANN a.s. známa); informace o možném protiprávním jednání, k němuž došlo nebo má dojít u osoby, pro niž oznamovatel, byť zprostředkovaně, vykonával nebo vykonává práci nebo jinou obdobnou činnost, nebo u osoby, se kterou oznamovatel byl nebo je v kontaktu v souvislosti s výkonem práce nebo jiné obdobné činnosti, a které je vymezeno Zákonem (§ 2 odst. 1); popis nebo shrnutí podstaty a obsahové stránky oznámení, včetně identifikace osob, vůči kterým je oznámení směřováno; případné důkazy, na jejich základě je podáváno oznámení.
Vnitřní oznamovací systém HAGEMANN a.s.:
Jako příslušná osoba pro přijímání a vyřizování oznámení ve smyslu § 9 odst. 1 Zákona je určena: Ing. Jana Hrubcová, předsedkyně představenstva.
Způsoby podání oznámení:
Písemně:
vhozením do schránky umístěné u vchodu/ vrátnice do budovy; zasláním poštou na adresu:
HAGEMANN a.s., Krnovská 646/117, 747 07 Opava. Takto podané oznámení musí být v zalepené obálce, která musí být čitelně označena nápisem „pouze k rukám Ing. Jana Hrubcová – NEOTVÍRAT“.
Elektronicky:
e-mailem na příslušnou osobu: whistleblowing@hagemann.cz
e-mailem na ministerstvo: oznamovatel@msp.justice.cz
Telefonicky:
na příslušnou osobu: +420 606 707 710
na ministerstvo: +420 221 997 840
Ústně:
Místo pro osobní podání je v HAGEMANN a.s., Krnovská 646/117, 747 07 Opava (požádá-li o to oznamovatel, je příslušná osoba HAGEMANN a.s. povinna oznámení přijmout osobně v přiměřené lhůtě, nejdéle však do 14 dnů ode dne, kdy o to oznamovatel požádal).
Lhůty pro vyřízení oznámení:
po obdržení oznámení bude oznamovatel vyrozuměn o přijetí oznámení ve lhůtě nejpozději do 7 dní od jeho podání příslušnou osobou HAGEMANN a.s.; to neplatí, pokud oznamovatel výslovně požádal příslušnou osobu HAGEMANN a.s., aby ho o přijetí oznámení nevyrozumívala, nebo pokud je zřejmé, že vyrozuměním o přijetí oznámení by došlo k prozrazení totožnosti oznamovatele jiné osobě;
o výsledcích šetření a posouzení oznámení příslušnou osobou HAGEMANN a.s. bude oznamovatel vyrozuměn do 30 dnů od potvrzení přijetí oznámení (v případech skutkově nebo právně složitých lze tuto lhůtu prodloužit až o 30 dnů, nejvýše však dvakrát); to neplatí, pokud oznamovatel výslovně požádal příslušnou osobu HAGEMANN a.s., aby ho o přijetí oznámení nevyrozumívala, nebo pokud je zřejmé, že vyrozuměním o posouzení oznámení by došlo k prozrazení totožnosti oznamovatele jiné osobě; za den doručení (přijetí) oznámení se považuje den, kdy bylo oznámení doručeno příslušné osobě HAGEMANN a.s. (podací razítko na obálce) nebo datum vyjmutí ze schránky pro příjem listinných oznámení; u e-mailových oznámení je dnem doručení (přijetí) oznámení datum odeslání uvedené v záhlaví e-mailu adresovaného na uvedenou adresu whistleblowing@ceramic.cz příslušné osobě HAGEMANN a.s.; u ústního, příp. telefonického podání oznámení se za den doručení (přijetí) oznámení považuje datum osobního jednání oznamovatele s příslušnou osobou HAGEMANN a.s.
Způsoby vyřízení oznámení:
Zjistí-li příslušná osoba HAGEMANN a.s. při posuzování důvodnosti oznámení, že nejde o oznámení podle Zákona, bez zbytečného odkladu o tom písemně vyrozumí oznamovatele.
Je-li oznámení vyhodnoceno jako důvodné, příslušná osoba HAGEMANN a.s. navrhne vedení společnosti opatření k předejití nebo nápravě protiprávního stavu. Je-li oznámení podáno u příslušné osoby HAGEMANN a.s. a oznamovatel pro HAGEMANN a.s. nevykonává práci nebo jinou obdobnou činnost, navrhuje příslušná osoba HAGEMANN a.s. nápravná opatření osobě, pro kterou oznamovatel vykonává práci nebo jinou obdobnou činnost, nevylučuje-li to povaha věci. Nepřijme-li povinný subjekt opatření navržené příslušnou osobou HAGEMANN a.s., přijme k předejití nebo nápravě protiprávního stavu jiné vhodné opatření; to neplatí, jde-li o opatření navržené jiné osobě než HAGEMANN a.s. O přijatém opatření povinný subjekt neprodleně vyrozumí příslušnou osobu HAGEMANN a.s., která o něm bez zbytečného odkladu písemně vyrozumí oznamovatele; to neplatí, pokud oznamovatel výslovně požádal příslušnou osobu HAGEMANN a.s., aby ho o přijetí oznámení nevyrozumívala, nebo pokud je zřejmé, že vyrozuměním o přijatém opatření by došlo k prozrazení totožnosti oznamovatele jiné osobě.
Není-li oznámení vyhodnoceno jako důvodné, příslušná osoba HAGEMANN a.s. bez zbytečného odkladu písemně vyrozumí oznamovatele o tom, že na základě skutečností uvedených v oznámení a z okolností, které jí jsou známy, neshledala podezření ze spáchání protiprávního jednání, nebo shledala, že oznámení se zakládá na nepravdivých informacích, a poučí oznamovatele o právu podat oznámení u orgánu veřejné moci.
HAGEMANN a.s. zpracovává osobní údaje oznamovatelů a dotčených osob, které jsou v oznámení uvedeny, na základě plnění právních povinností správce (HAGEMANN a.s.) dle čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR. Osobní údaje oznamovatele a dotčených osob budou zpracovávány výhradně a slouží pouze pro pověřenou příslušnou osobu HAGEMANN a.s. (procesní analytik) v rámci prováděného prošetření oznámení a k přijímání opatření pro zajištění ochrany oznamovatele před odvetnými opatřeními po nezbytně nutnou dobu (minimálně 5 let od data přijetí oznámení), poté budou osobní údaje anonymizovány nebo zlikvidovány, pokud právní předpisy nestanoví jinak.
Zdeněk Gróman
ředitel společnosti HAGEMANN a.s.